Šias pareigas einanti darbuotoja vykdo šias funkcijas:
- administruoja dokumentų valdymo sistemą „Avilys“ (toliau – DVS), telefonu, žodžiu, tiesiogiai konsultuoja Tarybos darbuotojus dėl iškilusių problemų, ieško sprendimų, persijungęs prie atitinkamo darbuotojo paskyros ir t. t.;
- atlieka DVS veiksmų auditą, rengia ataskaitas, teikia siūlymus dėl DVS funkcionalumų tobulinimo;
- registruoja DVS problemas, prižiūri ir kontroliuoja problemų išsprendimą;
- rengia technines specifikacijas pirkti paslaugas, susijusias su DVS administravimu ir vystymu;
- organizuoja Tarybos darbuotojų mokymus apie DVS;
- organizuoja Tarybos archyvo formavimą: sudaro metinį dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą, prižiūri Tarybos dokumentų saugojimą, tikrina, ar tinkamai tvarkomi registruoti dokumentai, formuojamos ir laikomos bylos, bei užtikrina jų perdavimo į archyvą tvarką, tam, kad būtų susisteminti dokumentai ir sudarytos bylos pagal Tarybos dokumentacijos planą;
- perima iš Tarybos darbuotojų dokumentus saugoti į archyvą, rengia dokumentų perdavimo ir priėmimo aktus, naikinimo aktus, rūpinasi dokumentų tvarkymo procedūrų tobulinimu;
- įformina bylų, dokumentų, saugomų Tarybos archyve išdavimą Tarybos darbuotojams, rengia atsakymų projektus ministerijoms, Vyriausybės įstaigoms, teisėsaugos bei kitoms institucijoms, prašančioms pateikti dokumentų, saugomų Tarybos archyve, kopijas;
- teikia metodinę ir praktinę pagalbą Tarybos darbuotojams formuojant bylas, taikant Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
- teikia siūlymus Skyriaus vedėjui dėl savo veiklos, informacinės sistemos tobulinimo, naujų technologijų taikymo, priemonių įsigijimo, kad būtų pasiekti Skyriaus tikslai ir uždaviniai;
- Skyriaus vedėjo pavedimu vykdo kitus su Tarybos ar Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų pasiekti Tarybos strateginiai tikslai.
Darbuotoja, einanti šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu išsilavinimu ar jam prilygintu išsilavinimu;
- turėti ne mažiau nei 1 m. darbo patirties dokumentų valdymo ir archyvavimo srityse;
- būti susipažinusiam ir mokėti taikyti praktikoje Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Prezidento dekretus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, Tarybos nuostatus ir teisės aktus, reglamentuojančius Tarybos veiklą, išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą, kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymą, perdavimą;
- mokėti dirbti kompiuteriu (MS Office programomis);
- mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas;
- sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, norminių aktų, nutarimų projektų, protokolų rengimo taisykles.
